12种应用文体的写作方法

　　(一)计划与方案

　　计划与方案其实就是工作的打算和安排，进行书面化、条理化、具体化以后就是通常所说的“工作安排”、“工作要点”、“工作规划”、“工作方案”，我们经常用到的就是“工作要点”或者叫“工作安排”。不经常用到的如书中提到的“中长期规划”、“项目方案”、“综合方案”等大家可以看看书了解一下不作为重点掌握。但要清楚计划或要点是把想要做的工作具体化，而方案则是把计划进一步明细化，有完成计划的具体方法和步骤，具有可直接操作的特点。

　　重点学习一下工作要点的结构和写作特点。工作要点是一级机关或一个职能部门针对未来一个时期工作的简明扼要安排，多由于领导机关或部门对下属单位布置工作和交待任务。如通辽市地税局2006年工作要点、2006年纪检监察工作要点等，要点的要求明确，指导性强，便于执行，也有利于事后检查。

　　工作要点有标题、正文、署名和成文日期四部分组成，工作要点的特点是具有指导性、预见性、可行性和约束性。

　　(二)总结

　　总结就是单位或个人对过去一定阶段所做的工作或开展的活动进行全面系统的分析、研究和评价，从中找出成绩、问题、经验和教训，揭示规律的书面报告材料。总结是一种比较灵活的应用文体，经常用的有三大类：单位总结、个人总结、专题总结。重点掌握个人总结的结构要素和写作要求，一般了解单位总结和专题总结的写作要求与技巧。

　　个人总结要抓住主要问题，突出经验、教训和个人思想上的收获体会，不可停留在工作过程的回顾或一般优缺点的检查上。

　　个人总结行文结构一般由标题、正文、落款三部分组成。

　　标题：单位名称+期限+内容+文种

　　正文：1、前言：交代与中心内容有关的情况;

　　2、全面总结一般包括成绩收获、经验体会、问题教训三个部分;

　　3、总结经验教训，提出努力方向。

　　落款：写作者姓名、日期

　　说一下年终自我小结的写法，一般地说，除标题外，可分为三部分：

　　第一部分：工作成绩。可先写工作，后写成绩，也可把工作和成绩结合起来写。开头不宜多说。如：“一年来我做了以下几项工作：”或“我在2005年中做了以下工作：”。

　　第二部分：存在的问题及原因。

　　第三部分：努力方向。

　　(三)简报

　　简报是反映所在单位或系统完成工作任务的情况和经验，实际工作中出现的新情况、新问题及值得注意的新思路，或某项调查研究的成果和有价值的统计数字的内容简要的内部资料，起着上情下达、下情上达、左右沟通、交流经验的作用。

　　按照内容简报可分为思想动态简报、工作简报和会议简报。我们在工作中应重点掌握工作简报、会议简报的写作格式、写作要求和写作技巧。

　　工作简报的版式由版头、正文、版尾等要素组成。

　　简报的写作要求：

　　1、新：反映新情况、新问题、新经验;

　　2、准：材料真实确切、问题切中要害、政策把握准确;

　　3、简：篇幅短小精悍，语言简洁明了;

　　4、快：迅速及时，快编快发;

　　5、全：要素齐全，格式规范。

　　这里强调一下，我们在写信息简报时，首先要制作好标题，“题好文一半，眉清目传神”，所谓“看人先看脸、看报先看题、看书先看皮”，标题是信息的“脸面”。如：《通辽市地税部门推行电子纳税受欢迎》，让人一看事实清楚，一目了然。

　　(四)调查报告

　　调查报告是为了工作需要和特定目的，对某一事物、问题或事件进行调查研究后，通过分析、加工，利用调查材料和研究结论整理撰写出来的书面报告。

　　调查报告也称为考察报告。其主要特点，一是针对性强—针对人们普遍关心的事情或者亟待解决的问题而写;二是用事实说话—报告的内容真实准确，建立在深入细致的调查研究基础之上;三是揭示规律性—通过对事实的分析研究，得出规律性的认识。调查报告按照调查范围和内容，可分为综合调查报告、专题调查报告;按照作用，则可分为基本情况的调查报告、典型经验的调查报告、新生事物的调查报告、揭露问题的调查报告、澄清事实真相的调查报告等五类。

　　调查报告一般由标题、正文、落款等三部分构成。

　　(1)公文式标题。由调查对象和内容加“调查报告”、“调查”、“考察”、“调查与思考”组成。

　　(2)通讯式标题。①单式标题，用一句话或一两个短语概括调查报告的主题或要回答的问题。②复式标题，由主题和副题组成。由主题概括调查报告的主旨或要回答的问题，用副题标明调查对象及其内容和文体。

　　(3)正文。由前言、主体、结尾组成。

　　①前言。根据具体情况和要求，选择说明以下内容：调查对象的基本情况，调查的方法，调查报告的主题和主要内容，调查报告要回答的问题等。前言的作用在于读者对调查内容获得总体认识，并为主体部分展开做准备。

　　②主体。总体要求，不仅反映已调查清楚的具体情况，更要反映从实际情况中总结出来的规律性认识，即成功的经验、有效的措施或做法，问题产生的原因、教训和解决问题的办法等。要做到有理有据，先后成序，详略分明，主题突出。

　　③结尾。或总结全文，或表达意见和建议，或提出发人深省的问题，或展望前景。形式多样，灵活掌握。但须简洁凝练，不拖泥带水。有些调查报告的前言和正文已说清楚，就不必再写结尾。

　　(3)落款。内部使用的调查报告，正文之后应署调查者(单位、调查组或个人)的名称或名字，并标明调查 报告的成文日期;公开发表的调查报告，大多将调查者署在标题之下，正文之后不写成文日期。

　　(五)汇报提纲

　　汇报提纲是下级机关向上级机关汇报工作时所撰写的汇报内容提要。按照汇报内容分为综合工作汇报提纲和 专题工作汇报提纲。

　　汇报提纲在内容上具有特定的针对性，结构上具有逻辑条理性，语言上要求朴实简练。

　　汇报提纲一般分为标题、正文、落款三个部分。

　　标题：公文写法，如《关于税收工作情况的汇报提纲》;直接写法，如《关于公务用车改革进展情况的汇报提纲》。

　　正文：分两层，一是前言，二是主体。

　　落款：汇报单位名称可在标题下面，也可放在文尾，与时间并行。

　　(六)会议记录

　　会议记录是在开会过程中，由专门人员把会议的组织情况和具体内容如实记录下来的文字材料。

　　会议记录一般由记录头、记录主体、审阅签名三部分组成。

　　1、记录头：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持人、会议出席列席和缺席情况、会议记录人员签名等。

　　2、记录主体：会议中心议题、会议讨论焦点及主要意见、主要领导权威人士或代表人物的言论、定调性言论和总结性言论、会议决议或议而未决事项。

　　会议记录两条最基本的写作原则：真实性、完整性。

　　(七)会议纪要

　　会议纪要是一种常用公文，是在会议记录的基础上整理加工而成的、记载传达会议决定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，具有纪实性和指导性的公文。

　　会议纪要一般分为办公会议纪要和专题会议纪要。

　　会议纪要一般分为标题、日期、签发人、正文、落款五个部分。

　　1、标题：多由“会议名称+文种”组成，与常用的简报报头非常相似，因此又叫简报式会议纪要。目前常见的`构成形式有四种：

　　(1)会议名称加文种，如《全国水利建设现场经验交流会议纪要》、《高等院校后勤管理体制改革会议纪要》。

　　(2)发文机关、会议名称加文种构成，如《财政部中专学校校长会议纪要》。

　　(3)与会单位加会议内容加文种，如《坏渤海地区商讨对外开放工作会议纪要》。

　　(4)由主标题和副标题构成，主标题提示会议的主旨，副标题标明会议名称和文种，如《以“三个代表”为指针，进行教育改革——济南市部分教育工作者学习“三个代表”的座谈会纪要》。

　　2、编号：一般加括号写于标题下方正中位置。

　　3、日期：会议纪要的成文时间即会议通过的时间或领导人签发的时间。

　　4、签发：由会议召集人签名。

　　5、正文：会议纪要的正文分为前言、主体、结尾三部分。前言，简要介绍会议的基本情况，会议召开的目的，会议的起止时间、地点、参加人员，会议的基本议程、主要活动和会议结果;主体，具体阐述会议讨论的问题和意见、结论和决定，以及对今后工作提出的要求;结尾，一般不单独写。

　　6、落款：会议纪要不加盖印章。在正文后分别注明主持人、出席人和发送单位。

　　(八)通知

　　通知适用于批转下级机关公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规范性公文、传达事项、任免人员等。

　　通知是公文中使用频率最高、适用范围最广的一个文种，是上级向下级传达、告知事项的一种下行文。通知具有使用范围的广泛性、受文单位的专指性和较强的时间性，同时还具有行文简便、写法灵活、种类多样的特点。

　　通知一般可分为批示性(批转性)通知、指示性通知、事务性通知、知照性通知等。如：国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知(批示性)、国务院关于进一步精简会议和文件的通知(指示性)、国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知(发布性)、通辽市地方税务局关于作好五一长假期间值班值宿的通知(事务性)

　　通知一般由标题、主送机关、正文、落款和日期几部分组成。

　　1、标题：标题一般由发文机关、事由及文种三部分组成。除发布的规章应用书名号，其余均不使用书名号和标点符号。要具体处理好“关于”引起的介词结构和文种表述，杜绝重复出现“关于”和“的通知”字样。

　　2、主送机关：指通知的对象，一般应写全称或规范化简称、统称。主送机关较多时注意排列的规范性。同级机关用“、”，不同级别、类别的机关用“，”分开。

　　3、正文：包括通知的依据和目的、通知事项、通知结语三部分。

　　4、落款和日期：在公文右下方写明发文时间，并加盖公章。

　　(九)报告

　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

　　报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复询问与要求、报送资料使用的一种陈述性公文，是典型的上行文。

　　报告按内容可分为工作报告、情况报告、答复报告等。

　　报告中不得夹带请示事项或要求上级机关答复的事项。报告一般有标题、主送机关、正文、成文日期组成。

　　1、标题：报告是上行文，可采省略发文机关名称的两项式标题结构形式，即“事由+文种”。如《关于2003年上半年工作情况的报告》。

　　2、主送机关：只有一个，即有隶属关系的上级机关。

　　3、正文：把握以下几点：

　　(1)前言。概述，并用“现将……报告如下”。

　　(2)工作情况和成绩。

　　(3)工作经验。体会。

　　(4)存在问题。一分为二。

　　(5)今后打算。改进措施。

　　4、成文日期

　　(十)请示

　　适用于向上级机关请求指示、批准。请示具有隶属性，只有本部门和本系统的下级机关方可向上级机关请示。请示按其内容分有税政业务请示和行政事务请示两类。

　　下级机关向上级机关请示必须做到：凡属职权范围内的一般问题不随意请示;请示必须一文一事，且主送机关只有一个;请示必须在事前;上级机关收到请示后应认真研究，及时予以批复。请示属上行文，文末必须有请示语。

　　1、标题：请示标题通常由事由和文种两部分组成。

　　2、主送机关：应是发文机关的直属上级机关，不得多头请示。如是受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。应根据隶属关系逐级请示，不得越级请示，因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被超过的上级机关。

　　3、正文：请示正文一般由请示起因、请示事项和请示尾语三部分构成。请示起因一般先说明行文的目的、依据，强调请示的必要性，为请示事项的提出作好必要铺垫;请示事项是请示的核心内容，要求明确、具体地指出，并做到既符合政策、法规，又具有建设性、可行性;请示尾语一般有“特此请示，望于批复”，“以上请示请批准”等惯用语。

　　4、落款：正文结束，在右下方署名署时并盖公章。

　　(十一)批复

　　批复是上级机关用来答复下级机关请示事项的下行公文。批复具有上级机关答复下级机关请示事项的专指性，下级有请示，上级才有批复。而且针对性极强，下级机关请示什么上级机关就答复什么。

　　批复由标题、主送机关、正文、成文日期组成。

　　标题：一般由“发文机关名称+事由+文种”构成。

　　主送机关：发出请示的下级机关。

　　正文：一般由批复依据、批复事项、执行要求三部分组成。

　　成文日期：

　　(十二)函

　　函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。内容上可分为申请函、商洽函、询问函、答复函、告知函。从行文方向上，“函”有来函和复函之分。函作为公文中唯一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上比较灵活，不仅可以在平行机关、不相隶属的机关之间行文，而且还可以向上级机关或者下级机关之间行文。有隶属关系的上下级机关之间不得使用函，上级机关的内设机构可以向下级机关的相关业务部门行便函，便函属于非正式文。

　　1、标题：函的标题一般由发文机关、事由和文种三部门组成。发文机关视具体情况一般可省略。属答复性质的函，文种均须标明“复函”。

　　2、主送机关：顶格写机关全称或规范化简称，后标冒号。复函的主送机关即来函单位。

　　3、正文：一般由缘由、事项、希望与请求和结语几部分组成。复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等。尾语一般用“专此函告”，“敬请函复”等作结;复函多用“此复”、“特此函复”等为结尾。

　　4、落款：正文右下方署名署时并盖公章。